Glaspoort code of conduct & Glaspoort medewerkers gedragscode

Supplier Code of Conduct Glaspoort B.V.

Glaspoort is committed to acting with integrity. We therefore expect our business partners to act in accordance to this Supplier Code of Conduct.

1. Legislation
Supplier will comply with all relevant international legislation and the national legislation of the countries in which they operate.
2. Human Rights
Supplier will support and respect the protection of internationally proclaimed human rights as defined by the International Labour Organization (ILO), will operate in the spirit of the Charter of the United Nations and ensure no involvement in human rights abuses. This includes, but is not limited to, the subjects of article 3.
3. Labour
Supplier will not indulge in acts of:
3.1 Discrimination
Supplier shall treat every employee equally and according to their abilities and performance. The same opportunities shall be granted regardless of race, ethnic origin, religion and belief, political opinion, national origin, disability, age, sexual orientation or gender. Supplier is encouraged to promote diversity and inclusion.
3.2 Child labour
We do not tolerate child labour or any form of exploitation of (young) employees. “Child labour” means the definition of ILO-IPEC and of Article 32 of the United Nations Convention on the Rights of the Child (UNCRC).
3.3 Forced labour
Supplier shall strictly prohibit any form of forced, bonded, compulsory labour, slavery or human trafficking. Employees shall be free to leave work or terminate their employment with reasonable notice and all employment shall be voluntary.
3.4 Working hours
Supplier shall ensure that working hours, including overtime comply with ILO standard. Suppliers shall grant their employees the right to paid vacation at least according to the ILO standard.
3.5 Disciplinary practices
Supplier shall treat all employees with respect and dignity. Physical or verbal abuse or other harassment and any threats or other forms of intimidation are prohibited.
3.6 Freedom of association & Right to Collective Bargaining
Supplier shall seek to implement internationally recognized standards as set by ILO Conventions. Supplier ensures that all employees and representatives including temporary (agency) workers shall have the right to form, join, and organize trade unions of their choice and to bargain collectively on their behalf with the company and that their doing so will not result in any negative consequences to them, or retaliation, from the company.
3.7 Fair remuneration
Supplier shall pay a fair and reasonable living wage to employees high enough to maintain a fair standard of living and which shall meet basic needs (ILO C131 – Minimum Wage Fixing Convention). Supplier shall not use deductions from wages as disciplinary measure. Supplier ensures equal remuneration for men and women for work of equal value. Supplier ensures the payment of wages in legal tender, at regular intervals.
3.8 Health and safety
Supplier shall operate in accordance with international standards and local laws. Supplier shall provide its employees, contractors, partners or others who may be affected by supplier’s activities with a safe and healthy working environment and ensure correct use of its products. Supplier is encouraged to implement a Health & Safety Management System based on international standards such as OHSAS 18001, ISO450001 or similar. Supplier shall prevent and minimize potential accidents.
4. Environment
Glaspoort has ambitious goals on sustainability and stimulates suppliers to contribute to these goals. Supplier shall comply and shall enable Glaspoort to comply with all international, national, and local environmental laws and regulations that are applicable to their business operations. Supplier ensures all necessary permits, approvals and registrations. Supplier shall implement an Environmental Management System based on international standards such as ISO 14001 or EMAS. To reduce the environmental footprint, Supplier shall undertake continuous efforts to optimize their business, products and production processes in accordance with circular economy principles:
> Design for environment and reduce the use of virgin raw materials;
> Extend and optimize product use;
> Increase re-use and recycling and minimize incineration and landfill of waste;
> Energy efficiency.
> Protect biodiversity and sensitive habitats.
4.1 Reduce / Design for Environment
Supplier innovates in products and/or services that offer environmental and social benefits by:
> Reducing the use of (virgin) raw materials and resources;
> Using non-virgin/renewable content where possible;
> Avoiding use of Critical Raw Materials (CRM) as defined by the European Union as much as possible;
> Designing for disassembly and repair to facilitate re-use and recycling;
> Using materials that can be easily recycled.
4.2 Extend and optimize product use
Supplier shall design products and offer services that enhance longevity of product life cycles and efficient use of resources.
4.3 Increase re-use and recycling and minimize waste
Supplier shall reduce and treat the waste produced by all activities to reduce their environmental footprint. Supplier shall identify, monitor and treat liquid waste and solid waste and air pollutants generated from operations, industrial processes and sanitation facilities before discharge or disposal. Supplier and its subcontractors will support Glaspoort in reaching its objectives for reuse and recycling (in relation to suppliers’ products and services).
4.4 Product content
Supplier shall respect all applicable laws and regulations regarding prohibition or restriction of specific substances. Hazardous chemicals and other materials in products, especially those included in the substances of Very High Concern list of the REACH regulation, are to be identified and managed to ensure their safe use, recycling or re-use and disposal. Their use has to be avoided and if impossible minimized. Supplier shall have a clear policy and procedure in place to avoid purchasing conflict minerals or unsustainable mined minerals at high environmental and social costs. Supplier shall undertake reasonable due diligence within their supply chains to assure that the conflict minerals are being sourced from responsible and conflict-free sources.
4.5 Energy consumption and GHG emissions
Supplier shall develop products or services that are energy efficient and reduce Greenhouse Gas (GHG) emissions during the entire life cycle and value chain. Supplier should identify, monitor and minimize GHG emissions and energy consumption from its own operations including GHG emissions from transportation and travel. Supplier shall do this by making a self-declaration of supplier’s annual energy consumption and GHG emissions that should be made publicly available. In this way we can stimulate standardized reporting which can be used in our scope three calculations. To proactively manage GHG emissions, supplier is expected to:
a) Have emission reduction targets;
b) Measure and provide emission metrics for GHG emissions;
c) Take actions to reduce GHG emissions, e.g. by using renewable energy;
d) Report GHG emission metrics annually and publicly;
e) Have a process to engage its sub-suppliers to drive GHG emission reduction within supplier’s
operations and that of their sub-suppliers.
5. Ethical Conduct
To maintain high ethical conduct and operate responsibly, suppliers shall observe the following requirements:
5.1 Fair business practice & ethics
Supplier shall uphold the highest standards of fair business, advertising and competition. This requires that goods and services offered must be free from anti-competitive practices such as price-fixing with competitors. Supplier shall endorse and observe the internationally accepted standards of business integrity. Supplier will not provide Glaspoort personnel with any form of compensation, reward, gift or other benefit, which may influence Glaspoort’s personnel objective decision making.
5.2 Anti-corruption & Bribery
Supplier will refrain and will not tolerate, permit or engage in any form of unethical conduct, such as corruption, fraud, extortion and bribery. Instead, supplier will be committed to prevent corruption in all forms this may occur.
5.3 Intellectual property
The supplier must respect intellectual property rights.
6. Data and Privacy
We require our business partners to ensure the sufficient protection of received data from Glaspoort in order to fulfil their contracts, rights to personal privacy of its employees and their personal data. Supplier will treat this data in accordance to EU General Data Protection Regulation, as well as any applicable national data protection and telecommunications legislation, to prevent, amongst others:
> Loss of private customer data
> Unauthorized access to employee records
> IPR and or identity theft
> Unprotected personal financial data
7. Other
> Glaspoort may reconsider its relationship with a supplier that does not comply with this code.
> Supplier who cannot (fully) comply with this code will inform Glaspoort on his non-compliance and indicate when he will comply.
> Upon request, supplier will deliver, within a reasonable time frame, relevant information to Glaspoort regarding the compliance with this code. Supplier acknowledges that Glaspoort may request further information (e.g. self-assessments / EcoVadis assessment).
> Supplier will inform his employees and subcontractors of his compliance with this Code and will strive to have subcontractors accept the relevant terms of this Code as well.
> Glaspoort will monitor compliance with this code with questionnaires and may audit supplier and its subcontractors. Supplier and subcontractors will improve its compliance based on the audit outcome.
> Glaspoort and supplier will evaluate this code and seek actively for ways to improve it, both on its content and in expanding compliancy to second and third tier suppliers.
> At request of Glaspoort, supplier shall produce an annual sustainability report (CSR report).
> If supplier suspects or has established any non-compliance to this Code, it shall report this immediately to Glaspoort. A report can be made via the contact person of Glaspoort, directly to the
Compliance Officer via compliance@glaspoort.nl or via de website of Glaspoort, please see: https://www.glaspoort.nl/contact/#vraag.

Gedragscode Medewerkers Glaspoort B.V. (september 2023)

1. Kernwaarden Glaspoort

Vanuit de visie van Glaspoort zijn de volgende kernwaarden voor (medewerkers van) Glaspoort geïdentificeerd. Elke medewerker zal zich inspannen om deze waarden binnen

Glaspoort uit te dragen en waar nodig te bewaken.

VRIJHEID Bij Glaspoort heb je de vrijheid om zelf te bepalen hoe en wanneer je je werk doet; het resultaat staat voorop!

VERANTWOORDELIJKHEID De verantwoordelijkheid die we nemen om de Glaspoort doelen te bereiken en een betrouwbare collega en partner te zijn.

TEAM We werken samen en kunnen op elkaar bouwen en vertrouwen.

TRANSPARANTIE We zijn transparant over wat we doen, hoe we dat doen en waarom; wij hanteren deze waarde zowel binnen als buiten onze organisatie.

NIEUWSGIERIG We zijn bij Glaspoort steeds op zoek naar nieuwe manieren, kijken naar buiten en stellen vragen om het iedere dag beter te doen.

SLIM We werken op een creatieve manier en anders. Denken "out of the box" en leren van gisteren om het beter te doen.

2. Wet- en regelgeving

Elke medewerker van Glaspoort is er zelf verantwoordelijk voor dat hij de voor zijn/haar werkzaamheden van toepassing zijnde wet- en regelgeving alsmede de interne instructies en

voorschriften kent en naleeft. Medewerkers kennen de inhoud van de “supplier code of conduct” van Glaspoort, houden zich daar aan voor zover dit op hen van toepassing is en zorgen dat zij alleen zakelijke relaties aangaan met leveranciers die zich hieraan hebben gecommitteerd.

3. Maatschappelijke aanvaardbaarheid

Glaspoort wenst op geen enkele wijze zaken te doen of in verband te worden gebracht met personen, instellingen of bedrijven die activiteiten ontplooien of in verband kunnen worden gebracht met activiteiten die verboden zijn of als maatschappelijk onaanvaardbaar worden aangemerkt. Medewerkers zorgen ervoor dat, voor een zakelijke relatie wordt aangegaan, Glaspoort over voldoende informatie beschikt om hierover een zorgvuldig besluit te kunnen nemen. Bij een vermoeden van verboden of maatschappelijk onaanvaardbare praktijken van welke relatie van Glaspoort dan ook, neemt de daarvan kennis hebbende medewerker onverwijld contact op met de compliance officer. Het creëren of gebruik maken van compromitterende situaties en/of gedragingen die in dit opzicht verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden, dient in alle gevallen voorkomen te worden en kan leiden tot beëindiging van zowel de externe relatie als de relatie met de medewerker van Glaspoort. Het is de verantwoordelijkheid van de medewerker om niet betrokken te raken bij verboden of maatschappelijk onaanvaardbare praktijken waardoor de reputatie van Glaspoort kan worden geschaad.

4. Veiligheid (mentaal en fysiek)

Veiligheid is bij Glaspoort van zeer groot belang. Betrokkenen moeten zich te allen tijde zowel mentaal al fysiek veilig kunnen voelen. Medewerkers van Glaspoort dienen er naar hun beste kunnen zorg voor te dragen dat collega’s, maar ook medewerkers van aannemers, eindklanten en andere leden van onze samenleving, geen gevaar lopen door gebeurtenissen of situaties die onder verantwoordelijkheid van Glaspoort vallen.

We zorgen er daarom voor dat:

We weten wat te doen in geval van brand, ongeval, ontruimingsalarm of een bommelding;
We op de hoogte zijn van de noodnummers, veiligheidsinstructies en vluchtroutes van de gebouwen waarin we regelmatig werken;
We de Glaspoort security policy kenen en ons daaraan houden; en
We altijd de instructies van de (bedrijfs)hulpverleners opvolgen.

We onthouden ons er daarom van en beschermen elkaar tegen:

het maken van seksueel getinte, agressieve en/of gewelddadige opmerkingen en/of opmerkingen over het uiterlijk, de seksuele geaardheid, ras, geloof of landsaard; en
gedragingen waarvan anderszins bekend is of redelijkerwijs verwacht mag worden dat de persoon tot wie ze gericht zijn, deze als ongewenst ervaart. Pesten en handtastelijkheden worden hier uitdrukkelijk onder begrepen.

Ten aanzien van onveilige situaties, in welke vorm dan ook, dient door elke medewerker meteen te worden ingegrepen volgens de daarvoor geldende procedures. Bij twijfel wat de geldende procedure is, dient contact te worden gezocht met de leidinggevende en/of de compliance officer.

Het is niet toegestaan om te werken onder invloed van alcohol, drugs of andere (genees)middelen die het veilig en effectief uitvoeren van het werk belemmeren. Medewerkers die van mening zijn dat een externe niet integer jegens hen handelt, melden dit bij hun leidinggevende en/of de compliance officer.

5. Informatie & Privacy

Medewerkers van Glaspoort gaan met de grootst mogelijke zorgvuldigheid om met gegevens. Betrokkenen kunnen erop vertrouwen dat gegevens alleen worden gedeeld indien en voor zover dat voor de werkzaamheden noodzakelijk is. Dit geldt voor het delen van informatie op werkgerelateerde basis, maar zeker ook voor het delen van informatie in de privésfeer. Medewerkers van Glaspoort kennen de in de Glaspoort security policy opgenomen regels ten aanzien van informatiebeveiliging en houden zich daar aan.

Aan aandeelhouders, toezichthouders en andere belanghebbenden geven we transparante, tijdige en betrouwbare informatie over onze activiteiten, het bestuur, de financiële situatie en prestaties. Externe en interne auditors krijgen volledige toegang tot de informatie die noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun audits voor de onderneming. Medewerkers van Glaspoort verwijzen media onverwijld door naar afdeling communicatie. Op social media onthouden zij zich van uitingen die direct of indirect schade kunnen toebrengen aan (het imago van) Glaspoort en/of haar betrokkenen.

Indien een medewerker wordt benaderd door een toezichthouder verwijst deze onverwijld door naar de General Counsel.

6. Duurzaamheid

Duurzaamheid in al haar aspecten (milieu, sociaal en bestuurlijk) is voor Glaspoort een belangrijk thema. Medewerkers van Glaspoort zijn zich hiervan bewust en nemen deze belangen in overweging bij hun beslissingen. In het geval van twijfel, richten zij zich tot de sustainability officer.

7. Nevenactiviteiten

Een verzoek tot het verrichten van nevenactiviteiten (betaald of onbetaald) door medewerkers dient schriftelijk te worden gedaan bij de leidinggevende indien:

Deze kunnen leiden tot concurrentie en/of belangenverstrengeling;
Deze een belasting veroorzaken waardoor de werkweek van de medewerker, inclusief
De nevenactiviteit regelmatig meer dan 1,1 FTE bedraagt; en/of er contacten worden onderhouden met zakelijke relaties van Glaspoort.

Bij zichtbare of te verwachten overbelasting of indien de leidinggevende anderszins van mening is dat een nevenactiviteit in strijd is met het belang van Glaspoort, dient de

nevenactiviteit niet te worden aangegaan dan wel te worden gestaakt.

8. Vermenging van zakelijke- en privébelangen

Medewerkers van Glaspoort proberen vermenging van zakelijke en privé belangen zo veel mogelijk te voorkomen. Indien nodig worden werkzaamheden overgedragen aan collega’s die

dit privébelang niet hebben. In elk geval onthouden medewerkers zich ervan:

Anders dan voor Glaspoort werkzaamheden te verrichten voor stakeholders van Glaspoort;
Binnen Glaspoort werkzaamheden te verrichten die een privébelang raken;
Hun positie bij Glaspoort te gebruiken ten behoeve van gewin in de (zakelijke) privésfeer (bijvoorbeeld korting bedingen onder het noemen van de naam van Glaspoort), en relatiegeschenken, cadeaus, giften, gunsten of amusement aan te nemen, anders dan branded goods (kalenders, pennen etc. met naam van het betreffende bedrijf), zonder dit te melden aan de leidinggevende. Zaken (inclusief eindejaarsgeschenken) met een hoge waarde dienen te worden geweigerd danwel retour gegeven.

In geval van twijfel wordt dit besproken met de leidinggevende.

9. Eigendommen van Glaspoort

Medewerkers gaan zorgvuldig om met alle zaken die door Glaspoort in het kader van de werkzaamheden aan de medewerker in gebruik worden gegeven (denk aan: kantoorbenodigdheden en -meubilair, laptops, telefoons etc). Deze zaken worden niet overvloedig, op oneigenlijke wijze of anderszins op een voor Glaspoort ongewenste manier gebruikt. We houden ons aan gegeven instructies met betrekking tot het gebruik van (technische) middelen, waaronder instructies met betrekking tot (cyber)security.

10. Het nieuwe werken

Bij Glaspoort werken we flexibel op kantoor en thuis. We houden ons aan de daarover gemaakte afspraken met leidinggevenden en zorgen dat we onze werkzaamheden ook thuis voldoende efficiënt, effectief en veilig kunnen uitvoeren.

11. Diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit

Bij Glaspoort bouwen we aan een diverse en inclusieve samenwerking, zowel op kantoor als daarbuiten. Gelijkwaardigheid staat daarbij hoog in het vaandel. We waarderen elkaars verschillen en kwaliteiten en leren van elkaar. We staan open voor andermans belevingen en overtuigingen en maken onze beslissingen met respect voor deze diversiteit, gelijkheid en inclusiviteit.

12. Mededinging (at arms length)

Op Glaspoort zijn strikte mededingingsregels van toepassing, waaronder het “at arms length” principe met betrekking tot aandeelhouder KPN. Medewerkers van Glaspoort zorgen ervoor dat zij de Glaspoort policy voor de mededinging kennen en houden zich daaraan.

13. Niet naleving van deze gedragscode

Medewerkers die van mening zijn dat een andere medewerker zich niet aan deze gedragscode houdt, spreekt in beginsel de betreffende medewerker daar zelf op aan. Indien dit in redelijkheid niet van de signalerende medewerker verwacht kan worden, of de reactie van de betreffende medewerker hiertoe aanleiding geeft, meldt de signalerende medewerker de gedraging aan de compliance officer. Zie hieromtrent ook de interne meldregeling. Externen die van mening zijn dat een medewerker van Glaspoort zich niet houdt aan de gedragsregels, dienen dit schriftelijk te melden bij de compliance officer. Deze zal de melding in behandeling nemen conform de daarvoor geldende interne meldregeling.

14. Sancties

De regels in deze gedragscode zijn niet vrijblijvend. Niet nakomen van deze gedragsregels heeft consequenties, uiteenlopend van een mondelinge waarschuwing tot ontslag of aangifte bij de bevoegde instanties.